סוגרים את שנת הכספים 2016 ? קבלו טיפים ועצות טובות מהמומחים של SAP

סוגרים את שנת הכספים 2016 ? להלן עצות טובות מהמומחים של SAP

באדיבות: רו"ח אורלי שפיץ, ואדוה עובדיה – הרשטיק – SAP Business One Israel

רו"ח אורלי שפיץ, ואדוה עובדיה-הרשטיק מחברת SAP ריכזו עבורכם, מנכלי"ם, סמנכ"לי כספים, רואי חשבון ואנשי פיננסים בארגונים מספר טיפים והמלצות חשובות לניקוי מערכות ופתיחת שנת 2017.

******************

עם סיום השנה החשבונאית ולקראת שנת 2017 הבאה עלינו לטובה, איגדנו עבורכם מספר נושאים שחשוב לתת עליהם את הדעת וזאת על מנת לשמור על רצף עבודה תקין גם בשנה הבאה.

שימת לב לנושאים אילו בעבודה בחברה רב שנתית, תאפשר לכם עבודה חשבונאית מסודרת, תקינה ומזעור תקלות.

"ניקוי וריענון"  פתיחת שנה היא גם הזדמנות מצוינת לנקות את מערכת המידע של הארגון מעודפים מיותרים. כמעט כל משתמש מכיר את תופעת הקמת כרטיסי הלקוחות, והספקים הכפולים והמשולשים באינדקסים שונים, ולכן ניתן לבצע ניקיון לבסיס הנתונים, להקפיא או להסיר אינדקסים לא רלוונטיים. בנוסף גם לספרורי המסמכים (סדרות) ניתן לקבוע תוקף ובמידת הצורך להקים סדרות חדשות לשנה החדשה ולנעול סדרות לא בשימוש.

יש לעבור על כל מסמכי הטיוטה ולוודא שהרשימות המתאימות עברו להנהלת החשבונות.

"עולם המלאי" גם בעולם המלאי יש מספר פעולות מומלצות. יש להחליט על ספירות מלאי לסוף השנה לפי תאריך מסמך או לפי תאריך מערכת, כאשר בעת ספירה של מחסן מסוים ניתן להקפיא את הפריטים ולא לאפשר תנועות מלאי שישנו את ערכיו. הספירה יכולה להתבצע למחסנים מרובים ועל ידי סופרים מרובים ובכך לקצר את זמני התהליך בנוסף עבודה על ידי יותר מסופר אחד ניתן לבצע בקרה ואימות לספירה.

"רגע לפני שפותחים שנה חדשה" בעת פתיחת שנת 2017 במערכת המידע, זה הזמן להגדיר את השנה החשבונאית כך שתתאים לפעילות החברה לפי חודשים/רבעונים/שנים ובהתאמה לדוחות ההנהלה ולשנות את סטטוס שנת 2016 לסטטוס "סגירת תקופה", בכדי למנוע הוספה של תנועות שגויות. כמו כן ניתן להגדיר חשבונות ראשיים חדשים לשנת 2017 המייצגים את המע"מ, הבנקים, ההכנסות ועוד.

תהליך הפרשי שער מבוצע לרוב כתהליך אוטומטי בעת ביצוע תשלום לספק על בסיס חשבונית ספק או בעת קבלה על בסיס חשבוניות מס. ניתן להשתמש בדוח הפרשי שער בכדי לשערך יתרות נוספות הפתוחות ידנית.

במידה ועובדים על בסיסי נתונים שונים ( העברת שנה ולא רב שנתי), בימים הראשונים לאחר תחילת השנה יש לוודא שהמשתמשים יודעים על איזו חברה עליהם לעבוד ולהיזהר מעבודה בחברה שגויה, ניתן למנוע זאת ע"י חסימה של הרשאות וסימון מסכי חברת 2016 בצבע בולט.

לסיכום, טיפ אחרון ומאוד חשוב, בעת ביצוע פעולות סוף שנה במערכת המידע, מומלץ מאוד לבצע גיבוי לבסיס הנתונים בכדי שתינתן לכם האפשרות לחזור אחורה.

בברכת שנת עסקים מוצלחת.